L’entretien digital ???

Quelle est la meilleure manière de faire pour que l’encadrement de proximité utilise l’outil informatique lors des entretiens et ne le vive pas notamment comme un transfert de charges des services RH ?

Nous avons fait un retour d’expérience sur les accompagnements de mise en place des entretiens professionnels que nous avons réalisés depuis une dizaine d’année auprès d’une cinquantaine de client.

Nous avons également fait un recueil de leurs pratiques par rapport à cette problématique.

Donner du sens à l’entretien professionnel pour donner du sens à l’outil

La mise en place des entretiens professionnels est toujours un changement par rapport aux pratiques managériales antérieures. Comme dans tout changement, le couple changement/résistance produit de l’énergie qui est utilisée par ceux qui le subissent pour être dans une attitude positive quand ils en ont compris le sens, soit dans une attitude négative quand ils ne l’ont pas compris.

La première solution mise en œuvre par tous nos clients et qui est également celle que vous avez choisie, consiste lors de la formation des évaluateurs et en particulier de l’encadrement de proximité d’accorder un temps important pendant la formation à la question du sens des entretiens professionnels.

L’un des enjeux est de leur faire prendre conscience des intérêts (« bénéfices ») que l’entreprise, les managers et les salariés peuvent en retirer, et qu’ainsi les entretiens contribuent à améliorer la qualité des services rendus au client. Ils s’inscrivent dans une logique de 4 gagnants.

Un autre enjeu pendant la formation est en particulier pour l’encadrement de proximité, souvent le plus inquiet par rapport à l’exercice demandé, voire réfractaire, est de faire exprimer les questions, doutes, craintes … pour pouvoir y répondre : « Qu’est-ce qu’on va se dire de plus pendant l’entretien alors qu’on travaille ensemble chaque jour de la semaine ? » « Ce n’est pas mon rôle d’évaluer mes collègues » ou bien « Encore du travail administratif en plus, comme si on n’avait pas assez de boulot ? ». Toute ressemblance avec des situations vécues ne serait que pure coïncidence J.

Répondre aux questions permet aussi d’aborder le rôle de manager, de préciser que l’évaluation est partie intégrante du métier, qu’à ce titre chaque encadrant, quelque soit le niveau auquel il se situe dans la hiérarchie, doit réaliser ce travail. Nous insistons également et explicitons les raisons qui font que l’entretien annuel contribue à asseoir l’autorité d’un encadrant.

Cette approche est pour nous capitale et un préalable pour donner du sens non seulement à l’entretien professionnel mais aussi à l’utilisation d’un outil qu’est un logiciel pour faciliter le travail des évaluateurs. Un outil est bête a priori tout dépend de l’intention que l’on a, encore faut-il l’expliciter, la faire comprendre.

Convaincre d’abord les N+1 de l’intérêt d’utiliser le logiciel.

Les encadrants de proximité vont d’abord être évalués par leur responsable hiérarchique. Si les évalués constatent l’intérêt porté pour leur responsable à l’outil, la rapidité avec laquelle, ils peuvent tracer les échanges, il est probable que la pédagogie de l’exemple les amènera à être plus ouvert à l’utilisation du logiciel.

Ne pas imposer l’utilisation du logiciel à l’encadrement de proximité la première année.

C’est une autre manière de gérer le changement en se donnant du temps. Les volontaires utilisant l’outil, vont en organisant un échange d’expérience avec ceux qui n’ont pas souhaité le faire, « vendre » eux-mêmes à leurs collègues, les bénéfices qu’ils ont constatés. Un collègue de même niveau hiérarchique est probablement mieux entendu, qu’un N+1, qu’un service RH ou un consultant, car c’est un dialogue entre pairs.

Dans le même temps ceux qui auront rédigé leurs comptes-rendus de manière manuscrite auront été confrontés à la réalité, voire la difficulté d’écrire et donc d’avoir à réécrire l’année d’après les mêmes informations (par exemples les objectifs fixés, les formations demandées …).

Dans cette situation, il convient également de prévoir les modalités de saisie par un tiers dans le logiciel des informations écrites dans les comptes-rendus, pour pouvoir les exploiter et les retrouver dans l’outil pour mener les entretiens professionnels de l’année suivante. Il faut veiller à ce que cette solution temporaire ne soit pas pérenne.

Construire un argumentaire des gains potentiels que permet l’utilisation du logiciel pour les évaluateurs tous niveaux hiérarchiques confondus

Cet argumentaire peut être fait avec un groupe de travail d’évaluateurs qui ont déjà conduit des entretiens professionnels et pratiqué l’outil. Il peut aussi être présenté lors de la formation (cf. ci-après) et/ou être utilisé pour fabriquer un tutoriel vidéo.

Les clients que nous avons interrogés renvoient les « bénéfices » suivants. Les évaluateurs ont un outil qui :

  • accèlére la planification des entretiens et leur préparation en automatisant l’envoi des convocations, des pièces jointes (fiche de poste, support de l’entretien, guide d’utilisation …)
  • facilite la saisie des informations par son ergonomie, qui peut-être faite en temps réel en particulier si l’entretien a été bien préparé
  • rassure en guidant le rédacteur si besoin
  • reprend automatiquement les données pertinentes pour l’entretien de l’année suivante
  • permet de retrouver facilement les comptes-rendus
  • donne des informations sur les entretiens faits, à faire …

Les mots clés qui reviennent sont : Simplicité d’utilisation, Confort, Gain de temps.

Former l’encadrement de proximité à l’utilisation du logiciel après la formation à la conduite de l’entretien.

Au-delà de la présentation du mode d’accès à l’application, des fonctionnalités offertes, il est nécessaire pour ne pas rester dans le discours, de prévoir des temps d’entraînement des participants, basés sur des exercices très concrets, pour leur faire « toucher du doigt » le logiciel, son ergonomie, la facilité de saisie et l’exploitation des informations qu’il permet de faire.

Cette formation peut se faire par les services RH, ce qui leur demande du temps et représente une charge de travail qui peut ne pas être négligeable en fonction du nombre de personnes à former, des lieux sur lesquels la formation se déroule. L’idéal est qu’elle se déroule sur le site des encadrants de proximité pour qu’ils soient dans leur environnement de travail habituel ou de les regrouper sur des sites en fonction des implantations géographiques.

L’autre manière de les former est de nous confier l’animation de tout ou partie des séances de formation, ou de former en interne des formateurs, qui pourraient aussi être des encadrants de proximité intéressés par cette mission ponctuelle.

Doter des sites d’ordinateurs et former l’encadrement de proximité à leur utilisation

Certains de nos clients, conscients que le matériel informatique mis à disposition était parfois obsolète, ont programmé l’installation d’ordinateurs sur des sites non équipés ou sous-équipés et l’ont accompagnée de formation, après évaluation des pratiques d’utilisation des logiciels correspondant à des besoins, de maîtrise des fonctionnalités offertes, en intégrant une formation à la solution KELORGA.

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